8 dicas para não perder o conhecimento em seu cursinho

Como fazer uma boa gestão de conhecimento da sua equipe ao longo do tempo.

Imagine que você esteja em um centro de um labirinto mágico e seu objetivo seja sair dele. Provavelmente você não acertará o caminho de primeira e deverá percorrer por tentativa e erro até conseguir achar uma saída.

Imagine ainda que, a cada 15 minutos, o labirinto te transporte de volta para o ponto inicial e, para piorar, a mágica te faz esquecer o caminho que você percorreu, fazendo com que você realmente tenha que começar do zero de novo.

Provavelmente, você não conseguirá achar a saída e ainda vai morrer tentando de tanto gastar energia e esforços.

Seria muito bom se você dispusesse de ferramentas que te auxiliasse nesse desafio, como um carvão, por exemplo, que te ajudaria a demarcar por onde você já percorreu.

Essa história é uma metáfora para falar um pouco da gestão de conhecimento do seu cursinho. Já parou para pensar que muitos dos problemas enfrentados por você e sua equipe no gerenciamento do cursinho, gestões passadas também já passaram?

Ou que seria mais eficiente se todos os processos gerenciais estivessem descritos como em manual de instruções?

A perda de conhecimento é um desafio para qualquer organização, mas o risco é elevado exponencialmente quando se trata de organizações com alta rotatividade de pessoas e com recursos escassos, como é o exemplo de grande parte dos cursinhos populares universitários.

Por isso, separamos uma lista de práticas e ferramentas para ajudar o seu cursinho a mitigar todos os riscos em relação a perda de conhecimento.

1 . Ata

A ata é um documento que deve ser escrito para registrar as discussões e as decisões tomadas.

A ideia do documento não é ser burocrático e formal, muito pelo contrário, a pessoa responsável deve descrever a situação/problema/ação, decisão tomada, próximos passos e responsáveis de forma sucinta e objetiva.  

O documento facilita muito o entendimento das pessoas que se ausentaram da reunião e evita desperdício de tempo em novos encontros, além de servir como consulta para relembrar o status quo da última reunião.

Veja aqui dicas da Forbes para realizar reuniões mais eficientes (em inglês).

2 . Período de cogestão

Normalmente em organizações estudantis, a gestão de uma diretoria tem uma data final e assim, assumem novos diretores para os cargos.

Uma prática que pode ajudar a evitar uma eventual quebra de gestão é existir um período de transição, no qual o diretor antigo e o diretor novo realizam a gestão juntos.

Nesse período, os diretores devem também discutir sobre a gestão dos processos, de pessoas, dos projetos e planos para o próximo ano.

3 . Diário de Bordo

O período de cogestão, naturalmente, não vai conseguir abranger 100% dos assuntos necessários.

Por isso, incentive seus diretores a registrarem em um caderno, documento de Word, etc, suas experiências como diretor e, ao fim da gestão, entregar ao sucessor.

Caso seja criado uma cultura na escrita de diários de bordo, o novo diretor pode colecionar os diários de bordo de seus antecessores, dando a ele uma visão histórica e fazendo com que ele compreenda melhor o presente.

4 . Comunicar-se com antigos membros

Nem todas as experiências serão passadas pelo período de cogestão e pelo diário de bordo.

Por isso, é importante que se mantenha um relacionamento com os antigos membros, para consultar sobre problemas que os ex-diretores possam ter vivenciado e pedir conselhos diante de desafios.

Além disso, é altamente estratégico fidelizar o ex-membro, afinal, não há ninguém melhor que um ex-membro para entender a realidade de seu cursinho e lembrar dele na hora em que aparece uma oportunidade de ajudar.  

Para facilitar crie um grupo de e-mail  ou até um grupo informal no Facebook. O importante é se relacionar com eles!

5 . Mapeamento de Processos

Mapear as atividades rotineiras vai permitir com que você visualize os processos de forma sistêmica, controle os passos do funcionamento de seu cursinho e identifique gargalos a fim de melhorá-los continuamente.

Você precisará identificar os elementos de entrada e saída, os clientes e fornecedores do processo, determinar principais indicadores de performance, mensurá-los e ao final, documentar todo o processo.

Para facilitar a visualização, crie fluxogramas em Office ou em plataformas online como Lucidchart .

6 . Não utilizar o Whatsapp como principal ferramenta de comunicação

O Whatsapp revolucionou a nossa forma de comunicar uns com outros, mas para uma organização a ferramenta não é ideal para utilizar na hora de tomar decisões importantes.

Além de misturar com assuntos pessoais, o comunicador não é orientado para servir como evidência como um e-mail por exemplo.

Sugerimos que as decisões importantes sejam discutidas por e-mail, para formalizar a decisão, ou que a principal plataforma de comunicação seja extra-Whatsapp como o Slack.

7 . Diretório Compartilhado

Para arquivar os documentos e ferramentas, use um diretório na nuvem. Assim, os membros possuem a flexibilidade de acessar os documentos de qualquer lugar e a qualquer hora.

Há várias opções gratuitas como o Dropbox, o OneNote (que é facilmente integrado ao pacote Office) e o Google Drive (que é integrado ao Google Docs).

Só tomem cuidado quanto a arquivos mais sensíveis, por exemplo, arquivos que contenham dados pessoais dos alunos e notas de simulados.

Felizmente, a maioria dessas plataformas permite selecionar que pessoas que têm acesso a determinada pasta ou arquivo.

8 . Backup

Caso optem em colocar os arquivos em diretório compartilhado, é muito importante que regularmente se faça o backup dos documentos, visto que, como qualquer membro pode alterá-los, pode ser que, acidentalmente, o membro salve o documento editado e que era para ser um modelo, ou pior, sem querer o membro delete os arquivos.

Você pode fazer o backup em um HD externo ou em um outro diretório compartilhado (mas restrito à área responsável pela governança de arquivos).

Conclusão

É claro, essas são algumas das principais ferramentas, e cada situação é única. É importante ver o que o cursinho já faz e o que pode ser aplicado ainda.

Por fim, o importante, ao implementar essas práticas em seu cursinho, é insistir no uso delas. Visto que para obter o sucesso, nesse caso, todos os membros do cursinho devem possuir a cultura de utilizar as práticas adotadas para que seu cursinho consiga, com sucesso, achar a saída do labirinto e tornar o dia a dia muito mais fácil e prático.

Faltou alguma dica importante que você conheça? Deixe um comentário!