5 Ferramentas Gratuitas Para Fazer Um Bom Processo Seletivo

Encontrar pessoas boas, engajadas e motivadas é essencial, por isso Cursinhos Universitários Populares podem ganhar muito com bons processos seletivos. Reunimos 5 ferramentas gratuitas que usamos e podem ajudar você a otimizar e aumentar suas chances de encontrar as pessoas que você procura na hora de fazer um processo seletivo.

Já cobrimos antes dicas de como fazer um bom processo seletivo, mas algo muito importante na hora de planejar e organizar o seu processo seletivo é decidir quais ferramentas e plataformas você vai utilizar nessa missão. Existem diversas ferramentas gratuitas online que possuem ter um impacto muito positivo na hora de ter certeza que você encontrou pessoas que compartilham da sua paixão, valores e missão.

Estas dicas podem servir para quase todos os processos seletivos de organizações estudantis e principalmente de cursinhos universitários populares. Seja para ter certeza de que as vagas de alunos sejam destinadas a aqueles que realmente precisam, seja definir qual será a equipe de plantonistas, monitores e professores, ou de selecionar os membros da gestão do cursinho, essas ferramentas podem contribuir para que se faça o melhor processo seletivo possível.

1. Googles Forms

O aplicativo online gratuito de formulário do Google é muito versátil. Alguns dos nossos cursinhos membros usam o Google Forms com muito sucesso em processos seletivos de alunos, professores e para a gestão. Graças a várias opções de pergunta (múltipla escolha, resposta aberta, etc) e dezenas plugins na loja de Addons do Google, já utilizamos o Forms para fazer ferramentas bem variadas.

Alguns exemplos são formulários de inscrição, guia para o entrevistador e documento para coleta de feedback de entrevistas com candidatos, agendamento de entrevistas, entre outros.

O Forms é uma opção conveniente de montar um formulário, mas além disso ele permite visualizar as respostas dos candidatos e estatísticas gerais de  forma prática e rápida. Você também pode exportar os dados para uma planilha para ter mais controle sobre eles. Outra vantagem é que existem muitos tutoriais e documentação sobre como usar o google forms.

2. Mailchimp

Um desafio que sempre enfrentamos, principalmente se surpreendidos por um grande número de inscritos, era fazer contato com esses candidatos. A solução gratuita e eficaz que encontramos foi usar as listas de email do Mailchimp.

Essa ferramenta permite mandar um email com informações importantes como avisos ou instruções para todos os seus candidatos de uma vez. Não só isso, você pode criar grupos na sua lista de email e mandar emails apenas para aqueles candidatos que estão na última etapa por exemplo.

Inclusive, se você tem vários candidatos e não quer colocar um por um nas suas listas, você pode importar todos a partir de uma planilha. Uma outra opção é também é usar a próxima ferramenta da lista para que o email do candidato seja adicionado à lista de forma automática.

3. Zapier

O Zapier é como um robô que vai integrar ferramentas diferentes e automatizar tarefas repetitivas. Assim como o Forms, a palavra chave é flexibilidade. O nosso processo seletivo para gestão nacional é todo sincronizado pelo Zapier.

Por exemplo: quando alguém com vontade de transformar a educação no Brasil se inscreve no nosso processo seletivo, o Zapier cria automaticamente uma nova linha na nossa planilha do Google Sheets com o nome, email e outros dados de contato do candidato.

Ele também aproveita e inclui o candidato na lista de email do Mailchimp que usamos para mandar informações importantes para os candidatos. Assim não precisamos ter que ficar fazendo essas modificações manualmente. Você pode criar sistemas complexos e que sejam ideais para o seu processo seletivo e a sua organização. Você pode encontrar um tutorial para os básicos do Zapier aqui.

4. Trello

Trello é uma ferramenta de gerenciamento de projetos em listas que anda ficando bem popular. Cada vez mais, organizações utilizam dele para coordenar equipes, planejar eventos ou gerenciar projetos internos e externos.

O forte dele é a facilidade, praticidade de usar e a versatilidade. O Trello pode servir para você organizar o seu processo seletivo, como o cronograma do dia e delegar as tarefas para a equipe, ou criar cartas com os dados dos inscritos para ter um mapa visual dos seus candidatos.

5. Slack

O Slack é um pouco diferente das ferramentas a cima, ele é uma plataforma de comunicação instantânea (pense WhatsApp), com uma pequena diferença. O foco dele é organizações. Ele está nesta lista pois é muito importante uma boa comunicação na hora de planejar um bom processo seletivo.

Um problema muito comum quando a comunicação de uma organização estudantil se dá por, por exemplo, WhatsApp é a perda de informações. No WhatsApp, é muito comum grupos estarem no mudo, perder o foco de um assunto no meio de uma conversa com várias pessoas ou até ter grupos demais. Esses problemas são evitados usando o Slack.

Ao centralizar toda a comunicação nele, fica fácil de não perder informações. Evita-se assim, por exemplo, não ficar sabendo daquela reunião que foi marcada no WhatsApp, Facebook ou no Skype. Ele funciona focando a comunicação de assuntos específicos em canais. Um uso eficiente seria criar um canal chamado #processo-seletivo e tudo relacionado ao processo seletivo é discutido ali.

Outra vantagem é evitar uma quantidade exagerada de notificações e só focar naqueles assuntos pertinentes. Se você trabalha no departamento de comunicação do seu cursinhos, você se mantém antenado nos canais relacionados a comunicação e sai dos demais. No entanto, se a qualquer momento você quiser passar uma informação importante no canal #processo-seletivo, basta pesquisar, entrar no canal e deixar sua mensagem com uma tag “@channel” (que notifica todos os membros daquele canal de que aquela informação é importante).

Que ferramentas o seu cursinho utiliza?

Existem milhares de plataformas e ferramentas gratuitas que podem ser implementadas num processo seletivo. Você conhece alguma que não foi mencionada aqui? Ficou alguma dúvida? Deixe nos comentários!